SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de  Informacion

¿Qué es un sistema de información?

Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado, como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivos, etc. Estos recursos pueden ser:

• Recursos humanos. Personal de variada índole y destrezas.
• Datos. Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.
• Actividades. Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.
• Recursos informáticos. Aquellos determinados por la tecnología.

Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de un SI. Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no necesariamente pasan por la informática.

Tipos de sistemas de información

Desde un punto de vista empresarial u organizativo, los sistemas de información pueden clasificarse en:

• Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS). También conocidos como sistemas de gestión operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones de la organización, es decir, de su funcionamiento.
• Sistemas de Información Ejecutiva (EIS). Monitoriza las variables gerenciales de un área específica de la organización, a partir de la información interna y externa de la misma.
• Sistemas de Información Gerencial (MIS). Contemplan la información general de la organización y la comprenden como un todo.
• Sistemas de soporte de decisiones (DSS). Orientados al procesamiento de información intra y extra organizacional, para el apoyo en la conducción de la empresa.

Elementos de un sistema de información

Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de elementos clasificables en cinco grandes categorías:

• Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de la organización.
• Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la capacidad de procesamiento automatizado de la información.
• Elementos humanos. Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no especializado o común.
• Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y ubicación.
• Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de conducción, los permisos, informes, transacciones, etc.

Ejemplos de sistema de información

Algunos ejemplos de SI pueden ser:

• Los sistemas de control de calidad. En los que se pide una retroalimentación al cliente y se evalúan los resultados estadísticamente para elaborar resultados interpretables por la gerencia.
• Las bases de datos de una biblioteca. En donde está contenido el grueso volumen de documentos (libros, revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de ubicar y recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
• Las hojas de cálculo. En las que se ingresa información en bruto y se la organiza de manera cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.

Informes programados

Son una de las formas más tradicionales para la visualización de informaciones. Como el propio nombre afirma, ellos son programados, o sea, son generados de acuerdo a una programación.

Algunos ejemplos de informes programados son los de ventas por día y por semana y las demostraciones financieras mensuales, por ejemplo.

Informes de excepción

Son generados en situaciones excepcionales con la finalidad de obtener informaciones específicas.

Por ejemplo, un informe enfocado en la lista de deudas por cobrar o uno que presente a los clientes que sobrepasan el límite de crédito ofertado.

Informes y respuestas por solicitación

Presentan las informaciones de acuerdo con la solicitación del emprendedor. Por eso, no informan datos específicos, pero sí una visión general para que el gestor pueda analizar los datos rápidamente y encontrar soluciones inmediatas.

Informes en pilas

Las informaciones son puestas en pilas en el área de trabajo en red del gestor o emprendedor. Así, él puede acceder al informe siempre que quiera o necesite.

¿Cómo el sistema de información ayuda el funcionamiento de la empresa?

Como vimos, los sistemas de información tienen diferentes niveles y funcionalidades. Por eso, es evidente que estos softwares ayudan a la empresa a funcionar de manera más adecuada.

Por medio de la adopción de estos sistemas, el gestor consigue reunir una serie de informaciones importantes, que pueden impactar tanto en el servicio al cliente como en los procesos internos.

Además, la obtención de estos datos permite que el gestor o el emprendedor analice los datos y pueda interpretarlos.

De esta manera, las informaciones pueden ser usadas para la toma de decisiones estratégica, controlando las informaciones y los datos y asegurando que la empresa esté funcionando con el máximo de eficiencia.

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